مع تقدم الوظائف وتطور الوعي الوظيفي انتشرت العديد من المهن التي لم تكن موجودة سابقًا ومن ضمن هذه المهن وظيفة العلاقات العامة حيث نجد الكثير يبحث عن طبيعة عمل موظف ال PR والمتطلبات اللازمة لوظيفة العلاقات العامة Public relations ليتمكن من التقدم لهذه الوظيفة، لذلك سنقدم لكم كل ما تريدون معرفته عن مجال ال PR في موضوعنا.
ما هي وظيفة PR؟
ال PR عبارة عن اختصار ل Public relations أي العلاقات العامة، والتي تهتم بجانب التسويقي للشركة، تطوير البرامج وتنظيم التواصل بين الشركة وعملائها لمعرفة آراءهم وتقييمهم للخدمات التي تقدمها الشركة وتوصيل هذه الآراء لإدارة الشركات بهدف تطوير خدمات الشركة وتعزيز الثقة بين العملاء والشركة.
بالإضافة للتعريف السابق، فقد ورد المزيد من المفاهيم العلمية عن العلاقات العامة في الكثير من القواميس والجمعيات مثل مفهوم العلاقات العامة في قاموس اكسفورد، والذي ينظر إلى العلاقات العامة على أنها فن يقوم على أساس علمي يبحث في الطرق المناسبة للتعامل بين المنظمة وجمهورها لتحقق أهداف المنظمة مع المحافظة على القوانين المجتمعية، كما أنه قامت أيضا الجمعية الدولية للعلاقات العامة بوضع مفهوم علمي للعلاقات العامة، والذي يشير إلى نفس المعنى السابق.
وظيفة ال PR في الأنشطة الطلابية
هناك الكثير من الأنشطة الطلابية بالجامعات المصرية، والتي يتسابق الكثير من الطلاب للانضمام بها، ومن ضمن اللجان التي يُفْتَح باب الانضمام إليها هي لجنة ال PR، والتي تعتبر الواجهة الأساسية للمنظمة الطلابية. أما عن مهام أعضاء لجنة ال PR في الأنشطة الطلابية فهي كما يلي:
- توفير القاعات قبل المناسبات التي يقيمها الفريق الطلابي.
- التنسيق مع المتحدثين من أجل ال Events وال Sessions
- التنسيق مع أصحاب ال Co-work spaces، الكافيهات، والمطاعم والمكتبات أو الأماكن الأخرى التي تتقدم خدمات طلابية من أجل الحصول على العروض والتواصل مع ال Sponsors من أجل الحضور والمشاركين بال Events
- القيام بالأحاديث الإعلامية والتصريح عن الإعلانات التي يريد الفريق الطلابي الإعلان عنها.
علم العلاقات العامة
يرجع سبب نشأة علم العلاقات العامة والاهتمام بوظيفة ال PR في الشركات الكبرى إلى الأسباب التالية:
- كثرة المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركات والمنظمات المختلفة
- الاهتمام بفكرة التخصصات وتقسيمها.
- التطور التكنولوجي السريع لوسائل التواصل الاجتماعي؛ مما أدى إلى سرعة انتشار المعلومات عن المنظمات المختلفة.
مهام موظف العلاقات العامة ال PR
- مسؤول عن عملية التأمين للتغطية الإعلامية للأنشطة المختلفة للمنظمة التابع لها.
- يوضح أهداف ورسالة المنظمة لكل من الجمهور والعاملين بالمؤسسة.
- القيام بعمليات البحث والتحليل من أجل المنتجات أو الخدمات وتقديم النتائج لإدارة المنظمة.
- مسؤول عن تحضير المؤتمرات والاتفاق مع شركات الرعاية والدعاية.
- يعمل على تنظيم وتحسين علاقة المنظمة مع دوائر العلاقات العامة الأخرى.
- التنسيق مع مديريات التطوير للعمل على تبادل الخبرات بينها وبين المنظمة.
- التحضير من أجل استقبال المدعوين والضيوف الرسميين في المؤتمرات أو الاجتماعات.
أهمية وظيفة ال PR
كما ذكرنا سابقًا أن موظف العلاقات العامة يعتبر واجهة المنظمة؛ ولذلك فهو أحد أهم العناصر المنظمات المختلفة فهو الذي يكون الصورة الصحيحة عن المنظمة أمام الجمهور، العاملون أو المنظمات الأخرى تتلخص أهمية وظيفة العلاقات العامة فيما يلي:
- يستطيع موظف ال PR إنجاز المهام الصعبة بسرعة وحل المشاكل التي تواجه الشركة في أثناء تنفيذ العمل.
- تعتبر العلاقات العامة أساس الربط بين المنظمة والجمهور الذي يزداد وعيًا، ويتطلع لحياة أفضل من خلال الخدمات التي تقدمها منظمات القطاعات العامة والخاص حيث يقوم الموظف بمعرفة آراء الجمهور ومدى رضاه على خدمات المنظمة بهدف التطوير والتقدم.
- يقوم موظف العلاقات العامة بتنظيم علاقات المؤسسة التابع لها مع المؤسسات الأخرى.
- يقوم بعض المديرين باستشارة لجنة العلاقات العامة في القرارات المختلفة، وذلك بسبب اطلاع موظفين العلاقات العامة الدائم على آراء الجمهور ورغباتهم.
مهارات موظف العلاقات العامة
من أهم المهارات التي يجب توافرها لدى موظف العلاقات العامة هي مهارة التحدث أمام الجمهور Public Speaking وهي من المهارات التي تحتاج إلى تدريب وممارسة لفترة طويلة؛ نظرًا لصعوبتها ولكي تتغلب على هذه الصعوبة عليك القيام بالتالي على مرحلتين:
المرحلة الأولى (تحضير الخطاب)
- أن تفهم موضوع الخطاب الذي ستحضره وبالتالي قم بتحضيره قبل موعد التقديم بفترة.
- قم بتجميع معلومات كافية ومناسبة عن الموضوع وقم بالتدريب على الخطاب وعرضه على أشخاصك المقربين مرات عديدة.
- اكتب ملاحظاتك في ورقة، حتى تساعدك على حال أغفلت عن نقطة معينة.
- في حالة عرض سؤال لا تعرف إجابته فما عليك هو قول للأسف لا أعرف؛ حيث إن هذه الإجابة أفضل كثيرًا من اختراع إجابة خطأ.
- اجعل خطابك ملتزماً بالوقت المحدد له بحيث لا يزيد ولا يقل عن المدة المطلوبة.
- عليك التحدث بسلاسة، وليس سريعًا حتى يصبح كلامك مفهوماً، كما أنه من الأفضل أن تشرب بعض الماء إذا شعرت بالحاجة إلى ذلك.
- قم باستخدام لغة الجسد بصورة جيدة.
المرحلة الثانية (قبل إلقاء الخطاب)
إن كنت قد حضرت كلمتك جيدًا في المرحلة السابقة ستجد أن هذه المرحلة في غاية السهولة وعليك القيام فيها بالتالي:
- قم بمشاهدة عروض سابقة لأشخاص يقدمون خطاباً في المجال نفسه لتستفيد من نقاط القوة، وتتعلمها أو نقاط الضعف لتتجنبها بالإضافة إلى ملاحظة نبرات صوتهم وحركات جسدهم وأسلوبهم وخاصة المتميزين بالمجال.
- في أثناء تدريبك على الخطاب على المنصة كن على طبيعتك وحاول أن تجمع بين الاحتراف في إلقاء كلمتك مع خفة الظل، حتى لا يمل المستمعون.
- قم بمراجعة ملاحظاتك التي دونتها سابقًا قبل البدء.
- ثق بنفسك وبتحضيرك لتصل إلى هدفك، ولا تدع مجالاً للخوف أو للتوتر.
- وكن على يقين أنك ما زلت تطور من شخصيتك ومهارتك بصورة دائمة.
- تجاهل الشعور الذي يراودك حول نظرات الناس لك.
- لا تستسلم لأي أفكار توتر أو قلق، بل تغلب عليها وأبدأ خطابك، وستجد أنها اختفت دون أن تشعر.
مهارة التحدث أمام الجمهور
هناك بعض الأمور إذا نجحت في تثبيتها داخلك والإيمان والاعتقاد بها ستنجح في إلقاء كلمة أو عرض تقديمي أمام الجمهور بصورة بارعة وهذه الأمور هي:
- الإدراك: عليك أن تتوقف من التفكير في أن تكون متحدثاً بارعاً، لكن عليك التركيز فقط على أهمية توصيل الحديث للجمهور وكأنك مهتم بالحديث الشيق مع مجموعة من أصدقائك، فهذا سيجعلك أكثر راحة.
- الإلهام: على وضع هدفك من الخطاب وهو مساعدة الجمهور الذي يستمع خطابك، وليس أي هدف آخر.
- الكمال: في حالة وقوع خطأ ما تصرف وكأنه لم يحدث شيء، وتابع خطابك للنهاية مع الحرص على ثقتك بذاتك والتي تظهر بصورة كبيرة من خلال لغة جسدك ونبرة صوتك.
- الحماس والتشويق: اجعل جمهورك متشوقاً لسماع أكثر من خطابك فتسمعهم يطلبون المزيد.
- الوصف: حاول إلقاء كلمتك على هيئة قصة.
- الانضباط: على التدريب دوما على التحدث أمام الناس وخاصة قبل تقديم عرض محدد عليك التدريب عليه مرات عديدة.
- التخيل: حاول أن تتخيل ذاتك بعد وصولك لهدفك وقدرتك على التحدث أمام الناس بطريقة بارعة مما يزيدك ثقة بنفسك، ويساعدك على الوصول لهدفك.
